מדריך זה יסביר כיצד לבצע ייבוא של עובדים למערכת איזידוק מקובץ, אפשרות זו תאפשר גם עדכון של מידע עובדים קיימים ושינוי ערכים קיימים אצל עובדים אלו. מומלץ להשתמש בקובץ הייבוא לדוגמא של איזידוק על מנת להבטיח תקינות של הפעולות המפורטות במדריך זה.
תוכן עניינים
ייבוא עובדים
יש לשים לב לדגשים הבאים טרם ביצוע ייבוא העובדים:
- מומלץ להתאים את קובץ הייבוא לקובץ ייבוא לדוגמא של איזידוק, קובץ הדוגמא מכיל עמודות עם שמות אותם המערכת יודעת לזהות ולהתאים לשדות העובד
- על קובץ ייבוא העובדים להכיל רק גליון אחד
- על כל רשומה של עובד\ת בקובץ הייבוא להכיל מספר טלפון או כתובת דוא"ל
- יש לוודא כי לכל עובד\ת מעודכנת תעודת זהות תקינה
ייבוא עובדים מקובץ מותאם
על מנת לבצע ייבוא עובדים יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- לחץ\י על האפשרות 'ניהול עובדים' בתפריט הניווט העליון
- בעמוד ניהול העובדים לחץ\י על האפשרות 'פעולות' בצד השמאלי העליון
- לחץ\י על האפשרות 'ייבא'
- בחלון הייבוא אשר נפתח יש ללחוץ על הלשונית 'ייבוא מקובץ'
- כעת יש לבחור את קובץ העובדים אותו ברצונך לייבא
- לאחר בחירת הקובץ הנדרש לחץ\י על הכפתור 'ייבא'
חשוב: יש להוריד את הסימון מפעולות בסיום הייבוא במידה והנך מעדכן עובדים קיימים
פעולות בסיום הייבוא
ניתן להפעיל את הפעולות הבאות אשר יבוצעו לאחר ייבוא העובדים
שלח קישור להגדרת סיסמא – פעולה זו תשלח לכל העובדים אשר יובאו קישור להגדרת הסיסמא הראשונית שלהם, סיסמא זו תשמש את העובדים בעת התחברות לפורטל העובד האישי שלהם.
דרוש מילוי 101 בהתחברות – פעולה זו תשלח לכל העובדים אשר יובאו קישור למילוי טופס 101, אם אפשרות זו לא סומנה ניתן יהיה לשלוח טופס 101 במרוכז לכלל העובדים בפעולה ייעודית.
בצע תהליך קליטה – פעולה זו תיזום לכל העובדים אשר יובאו תהליך קליטה בו יידרשו למלא את פרטי הכתובת שלהם, פרטי חשבון בנק ופרטים נוספים בהתאם להגדרות הקליטה אשר הוגדרו לחברה.
מעטפת קליטה – אפשרות זו תאפשר להגדיר מעטפת קליטה אשר תישלח לכל העובדים אשר יובאו
התאמת מידע מקובץ לשדות עובד
לאחר בחירת קובץ הייבוא עליך להתאים את המידע מהעמודות בקובץ הייבוא לשדות אשר קיימים בפרופיל העובד במערכת, במידה וקובץ העובדים תואם לקובץ התבנית של איזידוק המערכת תזהה את כלל העמודות, במידה ועמודה כלשהי אינה זוהתה כראוי ניתן ללחוץ על שם העמודה ולהגדיר את סוג המידע אשר מיובא מעמודה זו.
שים לב: במידה ועובד מיובא עם דרכון ולא ת.ז יש להזין את סוג התעודה המזהה הנכון בעמודה 'סוג תעודה מזהה'
מסך סיכום הייבוא ופירוט שגיאות
לאחר שהסתיים הייבוא המערכת תציג חלון אשר מציע סקירה על פעולות הייבוא, במסך זה יופיעו גם התראות שונות במידה והמערכת נתקלה בקושי כלשהו בייבוא עובד זה או אחר. ניתן לסגור חלון במידה וייבוא כולו בוצע בהצלחה
ייתכן ובמהלך ייבוא העובדים המערכת תיתקל בשגיאה כלשהי או לא תצליח לייבא עובד מסוים, במקרה זה המערכת תציג את אחת מהשגיאות הנ"ל:
- לא בוצע שום שינוי – עובד עם הפרטים הללו (ת.ז\טלפון\דוא"ל) כבר קיים במערכת ובקובץ הייבוא לא נמצא מידע חדש לעדכן לגבי עובד זה
- שגיאת validation – המערכת לא הצליחה לאתר בקובץ הייבוא טלפון\דוא"ל תקין אשר ניתן לייבא
עדכון עובדים מקובץ
ניתן לבצע עדכון גורף של עובדים באמצעות ייבוא קובץ המכיל את המידע אותו יש לעדכון בפרופיל של כל עובד ות.ז של העובד, בעת ביצוע הייבוא המערכת תסרוק את עמודת ת.ז ותתאים את המידע בעמודה הרלוונטית לעובד אשר קיים במערכת עם ת.ז המתאימה.
על מנת לבצע עדכון מידע עובדים מקובץ יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- לחץ\י על האפשרות 'ניהול עובדים' בתפריט הניווט העליון
- בעמוד ניהול העובדים לחץ\י על האפשרות 'פעולות' בצד השמאלי העליון
- לחץ\י על האפשרות 'ייבא'
- בחלון הייבוא אשר נפתח יש ללחוץ על הלשונית 'ייבוא מקובץ'
- לחץ\י על הכפתור 'קובץ ייבוא לדוגמא'
התאמת קובץ עדכון עובדים
אם ברצוני לעדכון את תאריכי הלידה של העובדים בקובץ הדוגמא אותו הורדתי אמחק את כלל העמודות למעט עמודת תעודת הזהות (אשר תשמש את המערכת לזיהוי העובד אותו יש לעדכן) והעמודה אשר מכילה את תאריכי הלידה של העובדים.
אלו השדות היחידים הנדרשים על מנת לעדכן את תאריכי הלידה בפרופילים של העובדים אשר מופיעים בקובץ. לאחר יצירת קובץ אשר מכיל את המידע יש לפעול לפי ההוראות אשר מופיעות בסעיף 2.2 במדריך זה – 'ייבוא עובדים מקובץ מותאם'
