שאלות נפוצות

ניתן להצטרף אל המערכת בצורה עצמאית, קלה ונוחה דרך מסך "הגדרות" בגלגל שיניים האפור בצד שמאל למעלה של המסך, כאשר ברשימה המוצגת בצד ימין יש לעבור אל "חבילת שימוש". באמצעות כפתור "עדכן תוכנית" ניתן לבחור את המסלול המתאים ביותר.

כאשר מנסים לשלוח במסרון לנמען ומקבלים הודעת שגיאה על כך שהסתיימה המכסה וזאת על אף שרשומה יתרת שליחות במערכת – הכוונה היא למכסת המסרונים הקיימת לחברה. על-מנת להמשיך לשלוח באמצעי תקשורת זה, יש לרכוש בנק מסרונים חדש מתוך מסך "חבילת שימוש" תחת "הגדרות".

המערכת מוגדרת לשמור כאיש קשר נמען חדש אשר מוגדר בעת שליחת מסמך. כאשר באים לשלוח מסמך נוסף אל אותו נמען, מכיוון שהוא כבר מוקם במערכת, יש לחפש אותו על פי שם או פרטי תקשורת ולבחור אותו מהרשימה המוצגת תחת שורת הרישום שם נמען. לאחר הבחירה, יופיעו פרטי התקשורת ששומשו מולו בעבר.

בעת שליחת מסמך מזדמן ניתן להעלות עד 20 קבצי PDF או Word, אשר גודלם המשותף לא עולה על 50 מגה-בייט.

חשוב לציין, כי לאחר קבלת המסמך בחזרה חתום מהנמען – יאוחדו הקבצים לכדי קובץ אחד.

לא ניתן לבצע פעולת ייצוא של אנשי קשר ופרטיהם מהמערכת – קיים רק תהליך של יבוא מידע אנשי קשר אל תוך איזידוק.

ישנם 5 סוגי משתמשים במערכת, כאשר הקיימות שלהם תלויה בסוג המערכת שנרכשה והמסלול תשלום בו הם נמצאים. 5 הסוגים הינם:

1. מנהל מערכת בפורטל חברות/חשבון רו"ח – בעל גישה לכלל החברות בפורטל ובעל מסוגלות לבצע את מירב הפעולות הניתנות לביצוע ע"י מנהל מערכת ברמת חברה.
2. נציג בפורטל חברות/חשבון רו"ח – משתמש אשר ניתן להגדיר את הגישה שלו לחברות ספציפיות בפורטל, בעל אותם יכולות פעולה כמו מנהל מערכת בפורטל.
3. מנהל מערכת ברמת חברה – משתמש על ברמת חברה בודדת, חשוף לכלל המידע בחברה ובעל הרשאה לבצע את כלל הפעולות האפשריות בחברה.
4. מנהל ברמת חברה – משתמש ניהולי אשר יכול לבצע פעולות במערכת עפ"י קבוצת הרשאות שניתנה וניתן למדר אותו עפ"י מחלקות וסניפים.
5. עובד – משתמש בסיסי במערכת, בעל אזור אישי לצפייה בפרטיו האישיים בלבד, ללא יכולת לבצע פעולות במערכת.

כן, ישנה אפשרות לשלוח מסמך אשר חסר בו מידע ולבצע השלמה על בסיס שדות במסמך בטרם המסמך נשלח לנמען. כאשר הדבר נעשה במסמך מזדמן, יש לעשות שימוש בשדה כתום מסוג "כיתוב קבוע". כאשר מדובר בשליחת תבנית, יש תחילה להגדיר בהגדרות המילוי של התבנית את ההגדרה "מילוי לפני שליחה", כאשר במעמד השליחה תינתן האפשרות להשלים את המידע בשדות הכחולים אשר על המסמך שיועדו אל נמען המסמך.

עבור נושא זה קיים מאמר עזרה – מילוי מקדים למסמך

כמות המידע הניתנת לשמירה בתוך המערכת על הנמענים והעובדים היא בלתי סופית – זאת בזכות היכולת של "שדות מותאמים אישית" המאפשרת הקמה של כל שדות המידע העולים על רוחכם. 

בעוד הפעולה הנפוצה ביותר היא שליחת תבנית לריבוי נמענים מתוך המערכת, ישנם גם פעולות הניתנות לביצוע בצורה גורפת על עובדים, כגון –

• שינוי מנהל ישיר
• שינוי מנהל ראשי
• שינוי מחלקה
• שינוי סניף
• שליחת מסמך מתבנית
• שליחת טופס 101
• מחיקה

כאשר עבור אנשי קשר קיימת פעולת ה"מחיקה".

לצד כל זה, אנו דואגים תמיד לשפר את המערכת ולהוסיף יכולות – כך שרשימה זו תגדל עם הזמן!

לא, תהליך אשר יצא אל הדרך והופק עבורו לינק למילוי, נספר במכסת הנמענים שנוצלה – כאשר מחיקת התהליך, גם אם הנמען לא חתם עדיין, אינה מזכה את המכסה בתהליך זה.

גם מחיקת נמען מתהליך של סבב החתמה, אינה מזכה את המכסה בניצול.

כמות העובדים הניתנת להקמה במערכת תלויה בחבילת השירות שנרכשה. לצד זאת, עבור מערכות של ניהול עובדים, אשר בהן היכולת לשנות סטטוס עובד ל'לא פעיל' לאחר סיום העסקתם, מכסת העובדים מתייחסת אל עובדים 'פעילים' בלבד.

לדוג', מערכת לניהול עובדים עם מכסה של 30 עובדים 'פעילים', יכולה גם להחזיק עוד 30 רשומות עובדים נוספות בסטטוס 'לא פעיל'

לא ניתן לבצע שינוי במסמך ברמת השדות שמוקמו עליו וברמת שיוך השדות לחותמים הנכונים. כלומר, בטרם מוציאים מסמך לתהליך, יש לוודא כי כלל השדות הוגדרו על גבי המסמך ושהוגדרו נכונה.

השינוים הניתנים לביצוע לאחר הוצאת מסמך לתהליך הינם –

• הסרת נמען (שאינו ראשי) מתהליך
• שינוי פרטי התקשרות ואמצעי שליחת ההתראה לנמען (דוא"ל או טלפון נייד)
• החלפת נמען (שאינו ראשי) בנמען אחר

ניתן להעביר קבצי PDF וקבצי Word, אשר דפיהם הוגדרו לגודל A4 סטנדרטי והם נעולים מבחינת עריכה חיצונית.

כלומר, במידה והינכם עושים שימוש במערכות נוספות לעריכת קבצי PDF, יש לוודא כי הקובץ אותו שולחים באיזידוק עבר תהליך של "הדפס כקובץ PDF" לצורך קביעת העריכה שנעשתה באותם מערכות נוספות.