הוספת ועדכון אנשי קשר
מדריך זה יסביר כיצד ניתן להוסיף אנשי קשר לחשבונכם. אנשי קשר הינם נמענים אשר נשלחים אליהם מסמכים להחתמה אך אינם עובדים ואינם יכולים להתחבר למערכת. ניתן להוסיף אנשי קשר בצורה ידנית ע"י הקמה של כל כרטיס איש קשר, ע"י יבוא רשימת עובדים מקובץ או הוספה אוטומטית ע"י מילוי של מסמך.
הקמת אנשי קשר חדשים
שים לב: בעת שליחת מסמך, במידה והנמען לא שמור כאיש קשר במערכת הוא יישמר אוטומטית כאיש קשר חדש
הוספה ידנית של איש קשר
על מנת להוסיף איש קשר בודד באופן ידני יש לבצע את הפעולות הבאות:
- לחץ\י על האפשרות 'אנשי קשר' בתפריט הניווט בצד הימני של המסך
- במסך אנשי קשר לחץ\י על הכפתור 'הוסף איש קשר' בחלק השמאלי העליון
- בתפריט הצד אשר נפתח יש למלא את פרטי איש הקשר וללחוץ על 'שמירה' לסיום
- איש הקשר יתווסף למערכת וכעת יוצג בעת שליחת מסמכים
חשוב: במידה ומתקבלת השגיאה 'רשומה זו כבר קיימת', המשמעות היא שפרטי איש הקשר כבר משויכים לאיש קשר, עובד או מנהל מערכת
ייבוא אנשי קשר
על מנת לייבא מספר אנשי קשר מקובץ יש לבצע את הפעולות הבאות:
- לחץ\י על האפשרות 'אנשי קשר' בתפריט הניווט בצד הימני של המסך
- במסך אנשי קשר לחץ\י על הכפתור 'פעולות' בחלק השמאלי העליון
- ברשימת האפשרויות אשר נפתחה יש ללחוץ על האפשרות 'ייבוא אנשי קשר'
בשלב זה, ייפתח ממשק ייבוא אנשי הקשר ממנו יש תחילה להוריד את קובץ הייבוא לדוגמא
לאחר הורדת קובץ הייבוא לדוגמא, יש להכניס את כלל הנתונים של אנשי הקשר בעמודות הרלוונטיות בקובץ ולבצע שמירה לקובץ.
לאחר ביצוע השמירה, באותו ממשק ממנו הורדנו את קובץ הייבוא, נבצע בחירה של הקובץ עם הנתונים.
מיד לאחר בחירת הקובץ, חלון התהליך ישתנה ונגיע אל מסך התאמת העמודות – מסך אשר נועד לבקרה אחרונה לפני פעולת הייבוא הסופית.
במסך זה, יש לוודא התאמה בין כותרות העמודות והמידע המוצג בהם.
ניתן לשנות את העמודות ע"י לחיצה על הכותרת ובחירת עמודת מידע אחרת אליה המידע ישויך.
ולסיום יש ללחוץ על "שלח".
בסיום התהליך יוצג בפנינו מסך סיכום אשר ירכז את סך אנשי הקשר אשר יובאו בהצלחה, את אלו שנכשלו בייבוא ובמידה ומדובר בעדכון של איש קשר נקבל חיווי של סה"כ שורות בקובץ בלבד.
בעת שגיאה בייבוא איש קשר, תופיע גם שורת שגיאה המתארת את הסיבה לכשל בייבוא איש הקשר הספציפי.
הקמת איש קשר ממילוי מסמך
במערכת ניתן להקים אנשי קשר בצורה אוטומטית מתוך תהליך מילוי שנמען ממלא. כלומר, אין צורך בהכרת הנמען על-מנת שיירשם כאיש קשר במערכת והקמתו אפשרית מתוך קישור פומבי למילוי תבנית.
ניתן לראות דוגמא לכך במאמר הקמה ועדכון איש קשר משדה פרטי נמען.
עדכון אנשי קשר
בכל עת ניתן לבצע עדכון לפרטים המופיעים תחת כרטיס איש קשר. זאת ע"י כניסה אל כרטיס איש הקשר ושינוי הפרטים בצורה ידנית ולחיצה על כפתור "שמירה", או באמצעות ייבוא אנשי קשר לצורך עדכון
עדכון איש קשר ידני
לצורך עדכון פרטים בכרטיס איש קשר יש לבצע את הפעולות הבאות –
- כניסה אל אזור "אנשי קשר" ברשימה בצד ימין
- כניסה אל כרטיס איש קשר במערכת
- שינוי הפרטים אותם צריך לשנות
- שמירת השינוי באמצעות כפתור "שמירה"
עדכון איש קשר בייבוא
ניתן לבצע עדכון גורף לכמה אנשי קשר באמצעות פעולת ייבוא אנשי קשר, אך ישנם דגשים חשובים לדעת בטרם מבצעים פעולה זו!
בקובץ הייבוא לדוגמא יש להגדיר "שם פרטי" לכל אנשי הקשר להם רוצים לבצע עדכון
במידה ואיש קשר שמור גם עם טלפון נייד וגם כתובת דוא"ל, נעתיק אחד מהם בלבד. ונמקם בהתאמה בקובץ הייבוא אל מול "שם פרטי".
כל אינפורמציה נוספת, אשר קיימת בשאר העמודות תכנס ותעודכן תחת כרטיסי אנשי הקשר.
כלומר, במידה ונבחר כעת להזין "שם בית העסק" עבור אחד אנשי הקשר – השם אותו נרשום יעודכן תחת כרטיס איש הקשר ויופיע במקומו